Privacy Statement Intellify

Dit is het Privacy Statement van Intellify. Om u goed van dienst te zijn en om ons werk zo efficiënt en effectief mogelijk uit te voeren, verwerkt Intellify uw persoonsgegevens als u met ons in contact komt.

Intellify acht een zorgvuldige omgang met uw persoonsgegevens van groot belang. Uw persoonsgegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd. U kunt erop rekenen dat uw gegevens bij Intellify veilig zijn en dat wij ons houden aan de geldende wettelijke regels.

Waarom heeft Intellify een Privacy Statement?

We hebben in dit Privacy Statement voor u op een rijtje gezet hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens. U kunt in dit Privacy Statement lezen welke persoonsgegevens wij van u verwerken, voor welke doeleinden, wie uw gegevens mag inzien, hoe wij uw gegevens bewaren, aan wie wij uw gegevens doorgeven en welke invloed u daarop zelf kunt uitoefenen.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die kunnen worden herleid tot een natuurlijk persoon en dat bent u. Bij persoonsgegevens kunt u denken aan bijvoorbeeld uw naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer en e-mailadres. Dit soort gegevens verkrijgen wij van u als u bijvoorbeeld een formulier invult, een brief of e-mail stuurt of met ons belt. Ook als u de website van Intellify bezoekt, verstrekt u ons in sommige gevallen persoonsgegevens. Bijvoorbeeld in de vorm van een IP-adres of een cookie.

Op het moment dat uw persoonsgegevens door uzelf of door een derde met Intellify worden gedeeld verwerken wij deze. De betekenis van het begrip verwerken is ruim en houdt onder meer in: verzamelen, opslaan, raadplegen, verwijderen, gebruiken en het verstrekken van gegevens aan derde partijen. Maar ook het wissen of vernietigen valt onder de term ‘verwerken’.

Waarop is dit Privacy Statement van toepassing?

Dit Privacy Statement is van toepassing op alle persoonsgegevens die Intellify verwerkt in het kader van haar dienstverlening met u, op geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde wijze.

Van wie verwerkt Intellify persoonsgegevens?

Van alle personen met wie we contact hebben, of die deze website bezoeken, kunnen we persoonsgegevens verwerken. Dit zijn onder meer (potentiele) personeelsleden of klanten van Intellify. Ook verwerken we persoonsgegevens van contactpersonen van onze (potentiële) opdrachtgevers, zakelijke relaties, leveranciers of business partners.

Belangrijk: als u als organisatie of bedrijf persoonsgegevens van uw medewerkers aan ons doorgeeft, dan bent u volgens de geldende wetgeving verplicht om uw medewerkers hierover te informeren. U kunt dit Privacy Statement aan uw medewerkers geven. Zij weten zo precies hoe Intellify omgaat met hun persoonsgegevens.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

De verantwoordelijke voor het verwerken van uw persoonsgegevens is Intellify. Onder Intellify valt de volgende entiteit: Intellify B.V. (KvK 70691746), gevestigd aan Reduitlaan 33, 4814 DC Breda. De verantwoordelijke is degene die formeel-juridisch beslist of en, zo ja, welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel dat gebeurt en op welke wijze.

Waarvoor gebruikt Intellify uw persoonsgegevens?

Intellify mag enkel persoonsgegevens van u verwerken als wij daarvoor rechtsgronden hebben. Mogelijke rechtsgronden voor het verwerken van uw persoonsgegevens zijn:

  • uw toestemming. Deze kan te allen tijden door u worden ingetrokken;
  • de verwerking van uw gegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst;
  • de verwerking van uw gegevens is noodzakelijk om een wettelijke verplichting na te komen;
  • de verwerking van uw gegevens is noodzakelijk ter bestrijding van ernstig gevaar van uw gezondheid;
  • de verwerking van uw gegevens is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar; en
  • de verwerking van uw gegevens is noodzakelijk met het oog op het belang van Intellify, waarbij uw belang niet prevaleert.

Als u met Intellify in contact treedt, verwerken wij uw persoonsgegevens om onze diensten zo efficiënt en effectief uit te kunnen voeren, bijvoorbeeld voor het onderhouden van contact, voeren van financiële en salarisadministratie en voor het kunnen uitvoeren van onze adviesdiensten.

Meer specifiek vragen wij u om uw persoonsgegevens met ons te delen voor onder andere de volgende doeleinden:

  • om met u een werknemers-/werkgeversrelatie aan te gaan en te onderhouden en hiervoor een financiële, personeels-, uren-, verzuim- en/of salarisadministratie te voeren.
  • om een relatie aan te gaan en te onderhouden ten behoeve van duurzame samenwerking.
  • om u in contact te brengen met of voor te stellen aan één of meerdere (potentiële) opdrachtgevers en/of relaties binnen ons netwerk.
  • om met u en/of relaties overeenkomsten te kunnen sluiten en deze uit te kunnen voeren en na te kunnen komen.
  • om u te informeren over de ontwikkelingen binnen ons netwerk door middel van een nieuwbrief
  • voor managementdoeleinden en het genereren van managementinformatie en -rapportages, het uitvoeren van analyses, (interne en externe) controles, audits en accountantscontroles en het bevorderen en handhaven van onze kwaliteit en de bedrijfsveiligheid.
  • om de geldende wet- en regelgeving na te kunnen leven en/of het aanvragen van subsidies en premiekortingen, denk bijvoorbeeld aan de identificatie of het afdragen van belastingen en sociale premies.
  • om onze producten en dienstverlening (o.a. via onze website en het besloten web-portaal) te verbeteren of (technische) problemen bij het gebruik van de website of onze diensten op te lossen.

Wij verwerken uw persoonsgegevens alleen voor de genoemde doeleinden. Wanneer wij uw gegevens gebruiken voor andere (nauw verwante) doelstellingen, zullen we u conform de wet hierover nader informeren, toestemming vragen en de vereiste maatregelen nemen.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Bij het onderhouden van contact:

  • Voor- en achternaam, adres, woonplaats, e-mailadres en telefoonnummer.

Bij het sturen van uw CV:

  • geboortegegevens, leeftijd, geslacht.
  • curriculum vitae (CV), informatie over opleiding, stages en werkervaring.
  • gegevens over trainingen en opleidingen en/of testen die u zelf of via ons hebt gevolgd of gedaan.
  • gegevens over beschikbaarheid en verlof.
  • andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van uw geschiktheid, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften – op vrijwillige basis.

Op het moment dat u voor ons of één van onze participaties gaat werken/werkt/hebt gewerkt:

  • nationaliteit, BSN, ID bewijs, geslacht, werkvergunning (indien van toepassing).
  • overige gegevens die gerelateerd zijn aan de personeels-, salaris-, verzuim- en pensioenadministratie.

Hoe gaat Intellify met uw persoonsgegevens om?

Zorgvuldig, veilig en vertrouwelijk. Zo gaan wij met uw persoonsgegevens om. Hiervoor heeft Intellify een beleidsdocument opgesteld.

Toezicht op het verwerken van persoonsgegevens

De regels over het beschermen van uw persoonsgegevens zijn vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) ziet erop toe dat deze wet wordt nageleefd. Wanneer u van mening bent dat de bepalingen uit dit Privacy Statement niet of onvoldoende door ons worden nageleefd, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de AP. De contactgegevens van de AP zijn:

Bezuidenhoutseweg 30
2594 AV  Den Haag

0900-2001201

Veilig

Om uw privacy en de vertrouwelijkheid van uw gegevens te beschermen, treft Intellify passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen. Wij nemen beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te voorkomen, zoals het toepassen van toegangsbeheer, firewalls en beveiligde servers en encryptie van bepaalde typen gegevens, zoals financiële informatie en andere gevoelige gegevens. Naast het beveiligen van de systemen, willen we ook dat binnen Intellify niet iedereen toegang heeft tot al uw gegevens. Onze systemen zijn zo ingericht dat medewerkers alleen die informatie kunnen zien waarvoor ze zijn geautoriseerd.

Melden van incidenten

Mocht er onverwachts blijken dat er toch iets niet goed is gegaan met de bescherming van uw persoonsgegevens, of we vermoeden dat dit het geval is, zullen wij dit melden bij de AP. Indien de inbreuk op uw persoonsgegevens voor u mogelijk ongunstige of nadelige gevolgen heeft, laten we u dit zo snel mogelijk weten.

Vertrouwelijk

We gaan ervan uit dat uw gegevens altijd vertrouwelijk van aard zijn. Iedere medewerker van Intellify en haar participaties is daarom tot geheimhouding verplicht. Dit geldt eveneens voor derden die door Intellify zijn ingehuurd of op een andere manier zijn aangesteld om werkzaamheden te verrichten. Personen die belast zijn met het uitvoeren van technische werkzaamheden op onze systemen zijn eveneens gehouden tot geheimhouding. Kortom, iedereen die inzicht heeft in uw gegevens is belast met een geheimhoudingsplicht.

Hoelang bewaren we uw gegevens?

Intellify bewaart uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor uw gegevens worden verwerkt en dan wettelijk is toegestaan. Hoelang bepaalde gegevens worden bewaard is afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. De bewaartermijn kan dus per doel verschillend zijn.

Verstrekken aan derden

Wij verstrekken uw persoonsgegevens uitdrukkelijk niet aan derden, tenzij dat noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van de overeenkomst, indien dit wettelijk verplicht is of wanneer u ons hiervoor uw toestemming hebt gegeven. Intellify kan ook verplicht zijn persoonsgegevens te verstrekken op basis van wet- of regelgeving, op basis van een uitspraak van een bevoegde rechter, of bij fraude of misbruik. Als dat het geval is verleent Intellify haar medewerking.

Doorgeven van uw gegevens naar landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER)

Intellify zal uw gegevens niet doorgeven aan een bedrijf of vestiging in een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER)

Persoonlijk contact met Intellify

Veel contacten tussen u en Intellify verlopen telefonisch, via whatsapp, e-mail of social media. De persoonsgegevens die u daarbij aan ons doorgeeft, kunnen door Intellify worden verwerkt. Bijvoorbeeld om uw vragen te beantwoorden of contact te onderhouden.

Bezoek aan de website van Intellify

Als u onze website www.Intellify.nl bezoekt, worden cookies op uw computer geplaatst. Hieronder leest u waarvoor we deze gegevens gebruiken.

Wat doen we met cookies?

Wij maken op deze website gebruik van analytische en functionele cookies. Een cookie is een eenvoudig klein tekstbestandje dat met pagina’s van deze website wordt meegestuurd en door uw browser op uw harde schrijf van uw computer, tablet, telefoon, etc. (‘device’), wordt opgeslagen. Functionele cookies worden gebruikt om de taal instelling bij te houden en tijd te registreren dat iemand op de website is. Analytische cookies worden via het in Ierland gevestigde bedrijf Google gebruikt, als deel van de “Analytics”-dienst. Wij gebruiken deze dienst om bij te houden en rapportages te verkrijgen over hoe bezoekers de website gebruiken. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op. De informatie die Google verzamelt wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. Uw IP-adres wordt nadrukkelijk niet meegegeven. De informatie wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers binnen de Europese Unie.

Wij stellen u op de hoogte als wij persoonsgegevens van u verwerken

Intellify verstrekt voor het verwerken van uw gegevens informatie aan u betreffende onze identiteit, over de doelen waarvoor en de manieren waarop wij uw gegevens verwerken, over de regels die daarop van toepassing zijn, over de rechten die u heeft en hoe u daar invloed op kunt uitoefenen. Deze informatieverstrekking kan achterwege blijven indien u reeds op de hoogte bent van de verwerking van uw gegevens of indien een mededeling aan u onmogelijk is of voor ons een onevenredige inspanning kost.

Wat zijn uw rechten?

Wanneer Intellify persoonsgegevens van u verwerkt, heeft u volgens de geldende regelgeving bepaalde rechten. Uw rechten zullen hieronder worden toegelicht.

Inzage in uw gegevens

Bent u bekend bij Intellify en wilt u zien welke persoonsgegevens van u bij ons bekend zijn? Dan kunt u gebruikmaken van uw ‘Recht van inzage’. We verzoeken u wel specifiek aan te geven welke persoonsgegevens u graag wenst te ontvangen.

Recht op rectificatie

U heeft het recht om gegevens te rectificeren als uw gegevens onjuist of onvolledig zijn. Ook heeft u het recht de gegevens te rectificeren als de gegevens niet relevant zijn voor het doel waarvoor wij ze verwerken, of als uw gegevens in strijd met een wettelijk voorschrift door ons zijn verwerkt. Wij zullen de derde(n) die uw gegevens van ons hebben ontvangen op de hoogte stellen van een eventuele rectificatie, tenzij dit onmogelijk is of van ons onevenredig veel inspanning vraagt.

Recht op vergetelheid

Daarnaast heeft u het recht om bepaalde gegevens te laten verwijderen. Bijvoorbeeld wanneer uw gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor we ze hebben ontvangen, u bezwaar maakt tegen de verwerking of wanneer uw gegevens onrechtmatig door ons zijn verwerkt. We kunnen echter niet altijd alle gevraagde gegevens verwijderen, omdat we verplicht (kunnen) zijn om bepaalde gegevens van u te bewaren. Denk hierbij aan BSN of een kopie van uw identiteitsbewijs als u voor ons werkt of heeft gewerkt.

Recht op beperking van de verwerking

Ook heeft u recht op beperking van de verwerking van uw gegevens. Het recht op beperking houdt in dat wij uw persoonsgegevens (tijdelijk) niet mogen verwerken en niet mogen wijzigen. Hiervan is sprake indien u de juistheid van de gegevens betwist, indien u van mening bent dat de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden of indien u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens door Intellify onrechtmatig is.

Recht van bezwaar

Tegen verwerking van uw persoonsgegevens door Intellify kunt u bezwaar maken indien uw persoonsgegevens worden gebruikt voor andere doeleinden dan noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst of noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting.

Recht op dataportabiliteit

Wanneer u zelf uw persoonsgegevens aan ons heeft verstrekt, heeft u in bepaalde gevallen het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit houdt in dat wij uw gegevens op gestructureerde, gangbare en machineleesbare wijze aan u zullen verstrekken, wanneer u ons daarom verzoekt.

Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?

Als u gebruik wenst te maken van uw rechten, kunt u te allen tijde contact met ons opnemen via onderstaande contactgegevens of door een brief aan ons te sturen, voorzien van uw naam, adres en telefoonnummer. Wij reageren binnen één maand op uw verzoek.

Wij vragen u zich te legitimeren, aan de hand van een geldig legitimatiebewijs. Op die manier kunnen wij controleren of wij de persoonsgegevens aan de juiste persoon verstrekken.

Buitensporige verzoeken met betrekking tot het verstrekken van informatie kunnen door ons worden afgewezen. Van buitensporige verzoeken is sprake wanneer u ons bijvoorbeeld meer dan gemiddeld en noodzakelijk benadert met informatieverzoeken.

Over dit privacy statement

Intellify kan dit Privacy Statement aanpassen. De laatste wijziging was op 28 mei 2018. De meest recente versie vindt u altijd op www.Intellify.nl.

Heeft u vragen of opmerkingen over ons Privacy Statement? Neem dan gerust contact met ons op:

Intellify

Reduitlaan 33

4814 DC Breda

privacy@intellify.nl